Já há muito tempo que o planeamento de um evento corporativo vai muito além da escolha do melhor espaço da cidade, um catering delicioso e uma lista assertiva de convidados. A construção de um conceito inovador que cumpra com os objetivos traçados para o evento, a inclusão da tecnologia de forma estratégica e a adoção de medidas que confiram um maior compromisso de sustentabilidade são fatores-chave para o sucesso garantido, nos dias de hoje.
Neste artigo vamos ajudá-lo a criar uma lista de elementos importantes que devem ser estudados para cada evento da sua empresa. Uns mais tradicionais e igualmente importantes. Outros erguerão o seu evento para a vanguarda, com as tendências mais atuais e apreciadas, que o catapultarão para a era moderna!
Vamos juntos percorrer os temas que deverão ser equacionados antes da implementação de um evento memorável:
Definição do conceito: A definição atempada demetas e objetivos claros para o evento é fundamental. Definir se o propósito desta ação é o networking, a formação de equipa, o lançamento de um produto/serviço, a prospeção de clientes ou mesmo a divulgação de resultados é determinante para definir a tipologia de evento a implementar e ajudar a orientar todos os aspectos do planeamento e da execução.
Planeamento estratégico e cronograma: Explore a importância de criar um plano detalhado para o evento. Este planeamento ajuda a reconhecer todas as ações a enfrentar: antes, durante e após o dia do evento. Inclua todas as ações, timings, responsáveis e o debrief de cada uma delas, após término do evento. Divida o processo de planeamento em etapas exequíveis, incluindo a escolha do local, a coordenação dos fornecedores e os esforços de marketing a ter em atenção.
Gestão do orçamento: É importante guardar histórico de eventos recorrentes da sua empresa, assim como estabelecer um budget na fase de definição de conceito para eventos novos a realizar. Um budget previamente acordado é relevante para que seja autónomo na fase de preparação, evitando tempos de espera de validação superior. É igualmente essencial criar alianças com fornecedores-chave, para conseguir valores competitivos no mercado e manter a qualidade que precisa para o seu evento. Discuta sempre estratégias para maximizar os recursos e minimizar os custos sem comprometer a qualidade.
Escolha do venue: Tenha em conta a relevância de alinhar o espaço com os objetivos do evento e o público-alvo. Garanta que o venue escolhido cumpre com a hospitalidade esperada, que consegue manter os seus fornecedores de confiança ou que, pelo menos, tem referência dos fornecedores que o espaço oferece.
Proposta de conteúdos e atividades envolventes: Explore ideias criativas para conteúdos e atividades que envolvam os participantes e contribuam para o sucesso global do evento. Isto pode incluir ações de gaming, a escolha dos oradores principais, moderadores ou participantes de painéis de discussão ou mesmo um simples exercício de formação de equipa.
Integração da tecnologia: Equacione, para cada evento, o papel da tecnologia na melhoria da experiência do evento. Seja através da utilização de um software de gestão de eventos, de aplicações móveis, da promoção de sondagens em direto, experiências de realidade virtual ou partilha de documentação de apoio. Destaque a forma como a tecnologia pode simplificar o registo, a comunicação e o envolvimento. Não se esqueça de que nem todos os participantes poderão ter a mesma aptidão à tecnologia, pense sempre num plano para os menos afetos, através de meios tradicionais ou mesmo apoio local para que possam usufruir desta nova experiência.
Comunicação e promoção eficazes: Enfatizar a importância de uma comunicação clara e consistente com os participantes, patrocinadores e fornecedores durante todo o processo de planeamento. Discuta estratégias para promover o evento através de vários canais, incluindo as redes sociais, partilha de informação por canais digitais e equacionar novas formas de promoção do evento que possam se destacar da tradicional publicidade. Nada disto deve indicar que os meios tradicionais não possam ser os mais adequados para o evento a realizar, tanto para os objetivos do mesmo, como para o target em questão.
Patrocínio e parcerias: As empresas cada vez mais vêm valor na aliança de sinergias. Devemos explorar os benefícios de garantir patrocínios e formar parcerias estratégicas para apoiar financeiramente o evento e melhorar a nossa proposta de valor. Fornecer dicas para identificar potenciais patrocinadores e negociar acordos mutuamente benéficos deve partir desta equipa técnica interna. Garantir área de exposição para parceiros, pode tornar o evento ainda mais esperado por todos.
Logística e gestão no local: Devemos oferecer orientações sobre a gestão da logística e a coordenação das operações no local para garantir um evento tranquilo e bem-sucedido. Isto tanto é verdade para o nosso planeamento, como para o venue ou para os parceiros estratégicos. Isto inclui aspectos como: horários/acessos de montagem e desmontagem de espaços de exposição, o check-in e agenda do evento, levantamento de necessidades de sinalética de apoio, seating plan, configuração audiovisual, entre outros.
Planeie ações sustentáveis: Para cada ação estimada deve ser feito um esforço de aplicação de medidas sustentáveis. Estas podem passar por utilização de QR Codes para partilha de informação, escolha estratégica de stands ecológicos, no caso de haver necessidade de recorrer a meios mais tradicionais que levem à impressão, prefira papel reciclado ou outros materiais igualmente recicláveis, recorra a artes finais com menos recurso a preenchimento a cheio, disponibilize locais para reciclagem no local – inclusivamente de reciclagem de fitas de credenciação ou doação de excedente de material, por exemplo. Este esforço pode ainda se estender à disponibilização de um catering inovador, mais orgânico e com recurso a técnicas anti desperdício.
Surpreenda pela positiva: Pense em ações que podem trazer a diferença neste dia. Mais do que receber informação, as pessoas procuram experiências. Isso vai fazer o seu evento perdurar nas suas mentes e também na comunicação que farão do mesmo. Crie experiências sensoriais: como a integração de aromas, texturas e sons. Promova a inclusão dos mais variados públicos e uma boa política de receção aos mesmos. Sempre que possível, integre ações relacionadas com o bem-estar mental e físico dos participantes, com práticas de mindfuness ou mesmo e atividade como dança. Incorpore elementos culturais locais e globais para enriquecer a experiência.
Avaliação e acompanhamento pós-evento: Sublinhe a importância de avaliar o êxito do evento em relação aos objetivos iniciais e de recolher o feedback dos participantes – internos e externos. Tenha esta informação como base para eventos futuros.
Por fim, não esqueça, as últimas 48 horas são decisivas para que possa tranquilizar o seu cliente, seja ele interno ou externo. É neste período que o cliente tende a dar mais atenção ao evento que se aproxima, estará mais disposto a responder a questões por definir e a receber todas as usas orientações – aproveite! No dia do evento, disponibilize equipa para acompanhar o evento. Para que o cliente fique confortável, acompanhe todos os momentos importantes do evento, como o seu início, momentos de transição de ações ou de espaços. No término do evento, peça de imediato o seu feedback, pois a sua mente irá rapidamente mudar de foco para o próximo acontecimento da empresa e as suas considerações valem ouro para a base de futuros eventos.
Nesta área de atuação, a fidelização do cliente passa pela implementação de eventos memoráveis e, acima de tudo, pela lembrança de todos os detalhes que este assinalou durante o processo. E falamos não só de pontos fortes do evento, mas das fragilidades lembradas. É aí que residirá a melhor e maior política de fidelização do cliente.
